Wenn Sie sich bei Ihrem eMail-Postfach für eine IMAP-Einstellung (also nicht POP3) entschieden haben, bleiben Ihre Mails auch nach dem Abrufen auf dem Server - um eben auch auf andere Geräten abgerufen werden zu können, z.B. Laptop, Smartphone, PC zuhause. Nachteil ist, dass sich so nach und nach der Speicherplatz auf dem Server füllt - daher sollten einmal im Monat "aufräumen":
- Alte, nicht mehr benötigte Nachrichten aus jedem Ordner löschen. Besonders die größeren, die z. B. einen Anhang enthalten. Hierfür sollten Sie am besten die Nachrichten der Größe nach sortieren lassen.
- Wenn Sie eine Kopie Ihrer Nachricht behalten möchten, jedoch deren Anhang nicht mehr benötigen, so können Sie den Anhang aus der Nachricht abtrennen (diese wurden ja zumeist ohnehin bereits lokal auf dem Computer gespeichert?!), weil Anhänge im Allgemeinen den meisten Platz beanspruchen.
- Archivieren Sie einige Ihrer alten Nachrichten. Beachten Sie jedoch, dass das Verschieben der Nachrichten in einen anderen Ordner des Kontos keine Reduzierung des verwendeten Speicherplatzes bedeutet, da alle Ordner mit dem Server synchronisiert sind. Um das Problem zu beheben, können Sie den Ordner „Archiv“ als einen lokalen Ordner und nicht als einen Ordner des E-Mail-Kontos definieren.